ASSISTANT ADMINISTRATION/LOGISTIQUE (H/F)
TERMES DE RÉFÉRENCE
ASSISTANT ADMINISTRATION/LOGISTIQUE (H/F)
Qui sommes-nous ?
Le TCSE est une organisation à but non lucratif créée en 2012 dont la vision est de faire de l’entrepreneuriat social un pilier de l’économie tunisienne en offrant des solutions durables et innovantes aux problématiques économiques et sociales.
La mission de TCSE est de créer un écosystème favorable à l’innovation et l’entrepreneuriat social à travers une approche inclusive qui s’étend pour toucher les institutions et politiques publiques, les ONG, les entrepreneurs, les innovateurs et les jeunes citoyens.
Le TCSE définit l’entreprise sociale comme toute initiative ou entreprise ayant pour principale mission de résoudre un problème dans la société d’une façon durable.
Intention de l’appel d’offre : Chargé(e) des Finances des subventions(h/f)
Lieu de la mission :Â Bureau TCSE:19 Rue Abbes Mahmoud Al Akkad, Omran, Tunis, 1005
Durée de la mission : Contrat à durée déterminée, 12 mois, temps plein
OBJECTIFS ET TACHES
L’assistant administration, et logistique est en charge de l’appui du responsable ADMIN/FIN/LOG dans la gestion administrative et logistique de l’ensemble de la l’organisation TCSE.Â
Il appuie le Responsable ADMIN/FIN/LOG à la formalisation et la mise en place des procédures à tous les niveaux en s'appuyant sur les forces en présence. Il l’appuie à organiser l'information et la formation de toutes les parties prenantes à la bonne gestion de la mission.
POSITION DE LA FONCTION
L’employĂ© administration, et logistique est placĂ© sous la responsabilitĂ© du Responsable Administration, finance et logistique basĂ© Ă Tunis.Â
TACHES ET RESPONSABILITES
-Gestion des RH nationales : Appuyer le coordinateur ADMIN/FIN/LOG Ă Â :
- Assurer la bonne mise en œuvre et le respect des procédures RH sur la mission
- S'assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales et de la bonne application de la législation locale
- Participer au recrutement des cadres nationauxÂ
- ContrĂ´ler la mise Ă jour des dossiers individuels du personnelÂ
- Superviser l'organisation des entretiens annuels d'Ă©valuation et l'analyse des grillesÂ
- Assurer les déclarations sociales et le paiement aux organismes
- GĂ©rer les contrats de travail et de la relation avec l'autoritĂ© administrativeÂ
- Suivre les ordres de mission, les réservations d’hôtels/hébergements, les billets de transport ou visa si necessaire
- Réaliser de manière régulière l’inventaire des prix du marché
-Administration : Appuyer le coordinateur ADMIN/FIN/LOG Ă Â :
- Veiller Ă l'existence, au suivi et Ă l'archivage de l'ensemble de documents administratifs de la mission,
- Veiller au respect et à l'application de la réglementation fiscale,
- Suivre et gérer les contrats d'assurance, de bail, les donations,
- Gérer administrativement le bâtiment (négociation et gestion des contrats de bail),
- Formaliser et diffuser les procĂ©dures en vigueur.Â
-Logistique : Appuyer le coordinateur ADMIN/FIN/LOG Ă Â :
- Organiser et superviser le département logistique (élaboration du plan d'action annuel et son budget logistique, gestion d'équipe logistique, garant du respect des procédures logistiques de TCSE, de la qualité des équipements, maintenance,...),
- Mettre en place et faire le suivi de la bonne utilisation des outils de gestion logistique (gestion des véhicules, stock, inventaires, archivage, gestion des bâtiments...),
- Mettre en place, faire le suivi, et contrôler la chaîne d'approvisionnement (selon les procédures d'achats TCSE et tunisiennes, approvisionnement national et international, commandes, exonération...),
- GĂ©rer les stocks (planification des besoins, Ă©valuation d'infrastructure, suivi des inventaires,...),
- Gérer les transports (planification et gestion du parc véhicule, suivi consommation, maintenance, gestion de l'import/export, procédure de dédouanement,...),
- GĂ©rer le parc informatique (planification, maintenance, formation,...),
- Former le personnel logistique,
- Assurer la maintenance du bâtiment,
- RĂ©aliser les achats conformĂ©ment aux règles TCSE mais Ă©galement aux procĂ©dures de passation des marchĂ©s tunisiennes (règles pour l'achat de mĂ©dicaments notamment).Â
-Sécurité
- Veiller à l'application des règles et procédures de sécurité ;
- Participe Ă la veille sĂ©curitaireÂ
- Reporting et communication interne:
- Participe à la rédaction du rapport mensuel des tâches administratives et logistique
- Préparer le rapport sur les actifs et l'inventaire physique des actifs deux fois par an.
- Participe a la mise en place d’un manuel logistique
- Tenir les différents services informés du traitement donné à leurs commandes
- Assiste aux diffĂ©rentes rĂ©unions de suivi des programmesÂ
PRE-REQUISÂ :Â
-Formations :
- DiplĂ´me universitaire et/ou expĂ©rience solide dans le domaine de la gestion comptable, et/ou administrative et/logistique.Â
-ExpĂ©rience :Â
- Expérience dans le domaine de la comptabilité et de la gestion budgétaire
- Et/ou expérience dans le domaine de la gestion logistique et sécuritaire
- Et/ ou expérience dans le domaine de la gestion des ressources humaines et administrative
-CompĂ©tences :Â
- CompĂ©tences en organisation logistiqueÂ
- Bonne gestion du stress
- Connaissances en informatique: Word, Outlook, Powerpoint et InternetÂ
- Maitrise indispensable de Excel
- Connaissance du programme Saga est un atoutÂ
- Connaissance de base en gestion de serveur ordinateur
-Qualité:
- ĂŠtre capable de travailler au sein d'une Ă©quipe pluridisciplinaire et aisance dans les relations humaines.Â
- Esprit de synthèse,Â
- Sens de l'initiative,Â
- Autonomie, organisation et rigueurÂ
-Langues :
- Français indispensable. La connaissance d’autres langues est un atout.
Documents pour la candidature :
|
|
|
|
|
Chargé(e) des Finances des subventions(h/f)
TERMES DE RÉFÉRENCE
CHARGEE DU SUIVI FINANCIER DES SUBVENTIONS
SUB-GRANT FINANCE OFFICER
Qui sommes-nous ?
Le TCSE est une organisation à but non lucratif créée en 2012 dont la vision est de faire de l’entrepreneuriat social un pilier de l’économie tunisienne en offrant des solutions durables et innovantes aux problématiques économiques et sociales.
La mission de TCSE est de créer un écosystème favorable à l’innovation et l’entrepreneuriat social à travers une approche inclusive qui s’étend pour toucher les institutions et politiques publiques, les ONG, les entrepreneurs, les innovateurs et les jeunes citoyens.
Le TCSE définit l’entreprise sociale comme toute initiative ou entreprise ayant pour principale mission de résoudre un problème dans la société d’une façon durable.
Intention de l’appel d’offre : Chargé(e) des Finances des subventions(h/f)
Lieu de la mission :Â Bureau TCSE:19 Rue Abbes Mahmoud Al Akkad, Omran, Tunis, 1005
Durée de la mission : Contrat à durée déterminée, 12 mois, temps plein
OBJECTIFS ET TACHES
Sous la responsabilitĂ© du Responsable Administratif et financier, le/la chargĂ©.e du suivi financier des subventions aura en charge le suivi de la contractualisation, de l’exĂ©cution et du contrĂ´le administratif et financier des subventions octroyĂ©es.Â
Le chargé du suivi financier es subventions est responsable du décaissement rapide et régulier des sous-subventions aux bénéficiaires. Il ou elle contribuera au renforcement des capacités des bénéficiaires en matière de gestion financière et travaillera en étroite collaboration avec les équipes des finances et des programmes. Le poste exige le contrôle régulier de la documentation financière des subventions et leur intégration dans les systèmes de rapports financiers appropriés.
POSITION DE LA FONCTION
Le chargé du suivi financier des subventions, est placé sous la responsabilité du Responsable Administration, finance et logistique basé à Tunis. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes programmes en l’occurrence les chefs de projets et les responsables accompagnement.
TACHES ET RESPONSABILITES
-Superviser et gérer les versements des subventions à TCSE:
- Examiner les demandes de versements et les rapports financiers des bénéficiaires pour s'assurer que les montants demandés sont éligibles, bien documentés et conformes aux conditions de paiement de l'accord de sous-subvention.
- Assurer la liaison avec le personnel du programme afin de garantir la livraison en temps voulu des produits livrables appropriés de la sous-subvention avant tout paiement.
- Mettre Ă jour le pipeline etÂ
- Maintenir une base de données de bureau pour le calendrier de décaissement des subventions et le suivi des sous-subventions pour toutes les subventions décaissées
- , les partager avec le directeur financier sur une base mensuelle tout en veillant à respecter les délais.
- S'assurer que toutes les dépenses des sous-subventionnés sont éligibles, justifiées et conformes aux budgets approuvés dans la convention de subvention (c'est-à -dire les contrôles budgétaires).
- Entreprendre des examens financiers réguliers et faire des recommandations appropriées aux bénéficiaires dans les domaines qui nécessitent une correction ou une amélioration de leurs systèmes et procédures.
- Effectuer des rapprochements mensuels avec l'équipe financière pour s'assurer que les dossiers financiers des bénéficiaires sont à jour.
- Maintenir les systèmes de suivi financier des bénéficiaires et partager les informations pertinentes avec l'équipe de direction, le cas échéant.
- Examiner les documents des bénéficiaires pour s'assurer de leur conformité aux exigences du TCSE, en coordination avec les équipes des programmes et des finances
- Ouvrir un nouveau dossier d'attribution pour une nouvelle sous-subvention, maintenir et mettre à jour les copies papier et électroniques de tous les documents d'activité (accord de sous-subvention, modifications, documents financiers, rapports).
- Maintenir la documentation du dossier de subvention conformément à la liste de contrôle du dossier de subvention.
- Aider à la préparation de la documentation pour les audits en s'assurant que toutes les exigences ont été respectées.
- Revoir pĂ©riodiquement avec l'Ă©quipe du programme les besoins financiers du partenaire.Â
- Travailler avec le directeur financier pour mettre en place des outils de clĂ´ture des subventions Ă la fin de chaque contrat de financement
-Formations :
- Se rendre régulièrement dans les bureaux des partenaires pour le suivi et les formations.
- S'assurer que les partenaires reçoivent des documents supplémentaires pour les aider à mettre en place leur système financier.
- Fournir des formations, par Ă©tapes, sur la comptabilitĂ© et la finance aux partenaires.Â
- Participer à des formations fi nancières lorsque cela est nécessaire.
-Suivi et mentorat :
- Assister et aider les partenaires à faire des comptages d'espèces une fois toutes les deux semaines.
- Assister les partenaires en matière de documentation et de procédures fi nancières
- Assister les partenaires dans l'Ă©laboration du budget de leurs projets de mise en Ĺ“uvre.
- Assurer le suivi des formations et du mentorat pour tous les partenaires afin de garantir le respect des procédures financières et communiquer les défis et les besoins aux équipes des finances et des programmes
- Identifier les domaines dans lesquels les capacités des organisations partenaires doivent être renforcées et travailler avec l'équipe programme pour répondre à ces besoins et renforcer les domaines identifiés comme devant être améliorés
Toute autre responsabilité pertinente assignée par le superviseur
PRE-REQUISÂ :Â
- Éducation/diplôme : licence en comptabilité, finance ou similaire, ou tout autre diplôme supérieur dans le domaine.
- Années d'expérience : Min (2) - Max (4) expérience de travail avec des ONG ou des agences des Nations Unies.
- Expérience dans la gestion financière des sous-subventions.
- Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel et Access.
- Excellentes capacités de négociation, d'encadrement et de résolution de problèmes.
- Bonnes compétences interpersonnelles et de communication.
- Niveau professionnel en français et en arabe parlé et écrit.
- Effectuer d'autres tâches assignées par le superviseur.
Documents pour la candidature :
|
|
|
|
|