Month: December 2021

chargé.e du suivi financier des subventions

TERMES DE RÉFÉRENCE

Chargé.e du suivi financier des subventions

QUI SOMMES NOUS?

Le TCSE est une organisation à but non lucratif créée en 2012 dont la vision est de faire de l’entrepreneuriat social un pilier de l’économie tunisienne en offrant des solutions durables et innovantes aux problématiques économiques et sociales.

La mission de TCSE est de créer un écosystème favorable à l’innovation et l’entrepreneuriat social à travers une approche inclusive qui s’étend pour toucher les institutions et politiques publiques, les ONG, les entrepreneurs, les innovateurs et les jeunes citoyens.

Le TCSE définit l’entreprise sociale comme toute initiative ou entreprise ayant pour principale mission de résoudre un problème dans la société d’une façon durable.

http://www.tcse.network

OBJECTIFS ET TACHES:

Sous la responsabilité du Responsable Administratif et financier, le/la chargé.e du suivi financier des subventions aura en charge le suivi de la contractualisation, de l’exécution et du contrôle administratif et financier des subventions octroyées. 

Le chargé du suivi financier es subventions est responsable du décaissement rapide et régulier des sous-subventions aux bénéficiaires. Il ou elle contribuera au renforcement des capacités des bénéficiaires en matière de gestion financière et travaillera en étroite collaboration avec les équipes des finances et des programmes. Le poste exige le contrôle régulier de la documentation financière des subventions et leur intégration dans les systèmes de rapports financiers appropriés.

POSITION DE LA FONCTION

Le chargé du suivi financier des subventions, est placé sous la responsabilité du Responsable Administration, finance et logistique basé à Tunis. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes programmes en l’occurrence les chefs de projets et les responsables accompagnement.

TACHES ET RESPONSABILITES

Superviser et gérer les versements des subventions  à TCSE:

• Examiner les demandes de versements et les rapports financiers des bénéficiaires pour s'assurer que les montants demandés sont éligibles, bien documentés et conformes aux conditions de paiement de l'accord de sous-subvention.
• Assurer la liaison avec le personnel du programme afin de garantir la livraison en temps voulu des produits livrables appropriés de la sous-subvention avant tout paiement.
• Mettre à jour le pipeline et 
• Maintenir une base de données de bureau pour le calendrier de décaissement des subventions et le suivi des sous-subventions pour toutes les subventions décaissées les partager avec le directeur financier sur une base mensuelle tout en veillant à respecter les délais.
• S'assurer que toutes les dépenses des sous-subventionnés sont éligibles, justifiées et conformes aux budgets approuvés dans la convention de subvention (c'est-à-dire les contrôles budgétaires).
• Entreprendre des examens financiers réguliers et faire des recommandations appropriées aux bénéficiaires dans les domaines qui nécessitent une correction ou une amélioration de leurs systèmes et procédures.
• Effectuer des rapprochements mensuels avec l'équipe financière pour s'assurer que les dossiers financiers des bénéficiaires sont à jour.
• Maintenir les systèmes de suivi financier des bénéficiaires et partager les informations pertinentes avec l'équipe de direction, le cas échéant.
• Examiner les documents des bénéficiaires pour s'assurer de leur conformité aux exigences du TCSE, en coordination avec les équipes des programmes et des finances
• Ouvrir un nouveau dossier d'attribution pour une nouvelle sous-subvention, maintenir et mettre à jour les copies papier et électroniques de tous les documents d'activité (accord de sous-subvention, modifications, documents financiers, rapports).
• Maintenir la documentation du dossier de subvention conformément à la liste de contrôle du dossier de subvention.
• Aider à la préparation de la documentation pour les audits en s'assurant que toutes les exigences ont été respectées.
• Revoir périodiquement avec l'équipe du programme les besoins financiers du partenaire. 
• Travailler avec le directeur financier pour mettre en place des outils de clôture des subventions à la fin de chaque contrat de financement

Formations :

• Se rendre régulièrement dans les bureaux des partenaires pour le suivi et les formations.
• S'assurer que les partenaires reçoivent des documents supplémentaires pour les aider à mettre en place leur système financier.
• Fournir des formations, par étapes, sur la comptabilité et la finance aux partenaires. 
• Participer à des formations financières lorsque cela est nécessaire.

Suivi et mentorat :

• Assister et aider les partenaires à faire des comptages d'espèces une fois toutes les deux semaines.
• Assister les partenaires en matière de documentation et de procédures fi nancières
• Assister les partenaires dans l'élaboration du budget de leurs projets de mise en œuvre.
• Assurer le suivi des formations et du mentorat pour tous les partenaires afin de garantir le respect des procédures financières et communiquer les défis et les besoins aux équipes des finances et des programmes
• Identifier les domaines dans lesquels les capacités des organisations partenaires doivent être renforcées et travailler avec l'équipe programme pour répondre à ces besoins et renforcer les domaines identifiés comme devant être améliorés

Gestion financière :

• Élaborer les rapports financiers (intermédiaires et finaux) en conformité avec les conventions signées et les exigences des bailleurs de fonds et les valider avec le responsable financier.
• Elaborer des propositions financières.
• Analyser régulièrement la couverture financière de la structure sur les projets affectés.
• Suivre les échéances fixées par les bailleurs de fonds des projets affectés.
• Veiller au respect des procédures en place et proposer des améliorations.
• Appuyer l’équipe comptabilité et finance ( archivage de document , suivie de paiement avec les prestataires. 

Administration et RH : Appuyer le responsable ADMIN/FIN/LOG à :

Administration:

• Veiller à l'existence, au suivi et à l'archivage de l'ensemble de documents administratifs de l’organisation en coordination avec l’assistant comptable pour la comptabilité
• Veiller à l'existence, au suivi et à l'archivage de l'ensemble des contrats bailleurs 
• Suivre et gérer les contrats d'assurance, de bail, les donations,
• Gérer administrativement le bâtiment (négociation et gestion des contrats de bail),

RH:

• Formaliser et diffuser les procédures RH en vigueur. 
• Assurer la bonne mise en œuvre et le respect des procédures RH dans l’organisation
• Contribuer à la mise à jour du règlement intérieur et des procédures RH 
• S'assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales et de la bonne application de la législation locale
• Participer au recrutement des employés ( lancement des appels à candidatures sur les réseaux sociaux et site Jamaity, tri des CV et notation des candidats, gestion du relationnel avec le candidat ( invitation aux test écrit , aux entretiens) 
• Superviser l'organisation des entretiens annuels d'évaluation et création de la grille salariale
• Suivre et collecter l’information sur les formations du personnel

Toute autre responsabilité pertinente assignée par le superviseur

PRE-REQUIS : 

- Éducation/diplôme : licence en comptabilité, finance ou similaire, ou tout autre diplôme supérieur dans le domaine.

- Années d'expérience : Min (2) - Max (4) expérience de travail avec des ONG ou des agences des Nations Unies.

- Expérience dans la gestion financière des sous-subventions.

- Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel et Access.

- Excellentes capacités de négociation, d'encadrement et de résolution de problèmes.

- Bonnes compétences interpersonnelles et de communication.

- Niveau professionnel en français et en arabe parlé et écrit.

- Effectuer d'autres tâches assignées par le superviseur.

Documents pour la candidature :

by TCSE Communications